Oferta pracy - pomoc administracyjna w Zespole Organizacyjnym

Dobra, dnia 17 kwietnia 2014 r.

Nasz znak: ZO.OK.210.6.2014.TG

O F E R T A   Z A T R U D N I E N I A

Wójt Gminy Dobra

ul. Szczecińska 16a

72-003 Dobra

ogłasza konkurs na stanowisko ds. kancelaryjnych

w Zespole Organizacyjnym

w Urzędzie Gminy Dobra

z siedzibą w Dobrej przy ul. Szczecińskiej 16a

I. Nazwa i adres jednostki: Urząd Gminy Dobra, ul. Szczecińska 16a, 72-003 Dobra.

II. Określenie stanowiska:

Pomoc administracyjna w Zespole Organizacyjnym w Urzędzie Gminy Dobra.

III. Informacja o warunkach pracy na stanowisku:

1.      Miejsce pracy:

Urząd Gminy Dobra, ul. Szczecińska 16a, 72-003 Dobra.

Zespół Organizacyjny.

2.      Nawiązanie stosunku pracy:

Nawiązanie stosunku pracy nastąpi:             od dnia 01 lipca 2014 r.

3.      Forma zatrudnienia:

1)      Umowa o pracę na czas określony, w pełnym wymiarze czasu pracy.

2)      Zatrudnienie nastąpi w oparciu o przepisy ustawy o pracownikach samorządowych, rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy i ustawy Kodeks Pracy.

IV. Wymagania związane ze stanowiskiem pracy:

Wymagania niezbędne:

1.      Obywatelstwo polskie.

2.      Wykształcenie średnie.

3.      Posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych.

4.      Niekaralność prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane
z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.

5.      Posiadanie stanu zdrowia pozwalającego na zatrudnienie na tym stanowisku pracy.

6.      Posiadanie prawa jazdy kategorii B.

Wymagania dodatkowe:

1.      Znajomość przepisów aktów prawnych:

1)      Znajomość ustawy Prawo zamówień publicznych.

2)      Znajomość ustawy Prawo pocztowe.

3)      Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych.

4)      Znajomość ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego.

5)      Znajomość ustawy o Samorządzie gminnym.

6)      Znajomość topografii Gminy Dobra.

2.      Biegła umiejętność obsługi komputera (MS Office, Excel).

3.      Umiejętność pracy w zespole.

4.      Terminowość, sumienność, dokładność, rzetelność.

V. Zakres zadań do wykonania na powierzonym stanowisku:

1.      Odbiór i dostarczanie korespondencji urzędowej do poszczególnych Wydziałów Urzędu Gminy, za potwierdzeniem odbioru.

2.      Rozdział na poszczególne stanowiska zwrotnych potwierdzeń odbioru i innej korespondencji.

3.      Prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej, zawierającego w szczególności następujące informacje:

1)      liczbę porządkową.

2)      datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.

3)      nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę, w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów (np. urzędy gmin, szkoły podstawowe).

4)      znak sprawy wysyłanego pisma.

5)      sposób przekazania przesyłki (np. list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna itp.).

4.      Przygotowywanie sprawozdań na potrzeby Rady Gminy i sprawozdań z działalności Wójta.

5.      Sporządzanie zestawień i sprawozdań na potrzeby Sekretarza.

6.      Udzielanie interesantom informacji w podstawowym zakresie funkcjonowania komórek organizacyjnych Urzędu Gminy.

7.      Znajomość struktury organizacyjnej urzędu, przestrzeganie zasad i trybu wykonywania czynności zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

8.      Obowiązek prowadzenia ewidencji wydatków, w tym wydatków inwestycyjnych i uzgadnianie z pracownikiem księgowości wartości tych nakładów co najmniej raz w roku (zwłaszcza na koniec roku) z wartościami wynikającymi z ksiąg rachunkowych.

9.      Dysponowanie środkami finansowymi do wysokości planu finansowego.

10.  Informowanie z wyprzedzeniem Wójta Gminy o wyczerpaniu środków finansowych i konieczności zwiększenia ich w planie finansowym.

11.  Opis przedmiotu zamówienia dla usług pocztowych.

12.  Realizacja umowy na świadczenie usług pocztowych:

1)      Rozliczanie umowy.

2)      Sprawdzanie zgodności faktur z ilością nadanych przesyłek.

3)      Reklamacje przesyłek.

4)      Wyjaśnianie w przypadku zaginięcia przesyłek.

13.   Realizacja i rozliczanie umów prowadzonych na stanowisku (przygotowywanie projektów umów, rozliczanie, opisywanie faktur, itp.)

14.  Wykonywanie innych poleceń przełożonego w ramach powierzonego zakresu czynności.

VI. Informacja o warunkach pracy na danym stanowisku:

Miejsce pracy:

1.      Praca wykonywana będzie w Urzędzie Gminy Dobra z siedzibą w Dobrej przy
ul. Szczecińskiej 16a, 72-003 Dobra.

2.      Praca o charakterze biurowym, wymagająca częstego kontaktu z interesantami oraz z różnego rodzaju instytucjami.

3.      Praca przy komputerze, wymagająca wymuszonej pozycji ciała.

4.      Narzędzia i materiały pracy: komputer, skaner, telefon, drukarka, fax.

5.      Stres związany z koniecznością koordynowania wielu spraw jednocześnie.

6.      Praca w godzinach: poniedziałek 8.00-17.00, wtorek 8.00-15.00, środa-piątek 7.00-15.00.

VII. Oferta powinna zawierać następujące dokumenty:

1.      Życiorys z opisem dotychczasowej działalności zawodowej (CV).

2.      List motywacyjny.

3.      Kwestionariusz osobowy - (wzór do pobrania).

4.      Kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie.

5.      Kserokopie świadectw pracy.

6.      Inne kserokopie dokumentów o posiadanych kwalifikacjach, umiejętnościach, uprawnieniach, jednoznacznie potwierdzające spełnienie wymagań niezbędnych i dodatkowych.

7.      Kserokopię dokumentu dowodu osobistego.

8.      Kserokopię dokumentu prawa jazdy.

9.      Oświadczenie kandydata, iż kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe - (wzór do pobrania).

10.  Oświadczenie kandydata, że posiada stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na stanowisku Pomoc administracyjna w Urzędzie Gminy Dobra -  (wzór do pobrania).

11.  Oświadczenie kandydata stwierdzające, iż posiada pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych– (wzór do pobrania).

12.  Oświadczenie kandydata stwierdzające, iż wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do przeprowadzenia procedury konkursowej, zgodnie z ustawą
z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, 
z późn. zm.) – wzór.

Wymagane dokumenty aplikacyjne należy składać w siedzibie Urzędu Gminy Dobra lub przesłać za pośrednictwem poczty na adres Urzędu:

Urząd Gminy Dobra

ul. Szczecińska 16a

72-003 Dobra

w zamkniętych kopertach z dopiskiem:„Oferta pracy na stanowisko Pomoc administracyjna w Urzędzie Gminy Dobra.

Oferty należy składać w terminie:   do dnia 05 maja 2014 r.

Dokumenty uważa się za dostarczone w terminie, jeżeli wpłynęły na wyżej wymieniony adres w terminie do dnia  05 maja 2014 r.

Aplikacje, które wpłyną do Urzędu Gminy Dobra po wyżej określonym terminie, nie będą rozpatrywane.

Osoby spełniające wymogi formalne zostaną powiadomione o terminie rozmowy kwalifikacyjnej telefonicznie.

Wymagane dokumenty aplikacyjne: list motywacyjny, szczegółowe CV (z uwzględnieniem dokładnego przebiegu kariery zawodowej), powinny być podpisane i opatrzone klauzulą: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r.
Nr 101, poz. 926 z późn.zm.).

Osoba do kontaktu:

Tamara Gębuś, Inspektor w Zespole Organizacyjnym w Urzędzie Gminy Dobra,

telefon kontaktowy: 91 424 44 93.

Wójt

Teresa Dera